Politique de confidentialité de Koachly

Ce que nous collectons

À l'inscription, nous collectons ce que vous nous donnez : votre nom, votre adresse courriel et les détails de profil que vous choisissez d'ajouter. Quand vous utilisez Koachly pendant une conversation, nous traitons le son et sa transcription pour vous donner des conseils. Après l'appel, nous gardons la transcription, vos conseils, le score d'appel et le résumé, comme décrit plus bas.

Koachly n'enregistre pas vos appels en direct. Il transforme la parole en texte et vous coache. Le coaching en direct envoie le son de l'appel à notre fournisseur de transcription au fil de l'appel et garde le texte de l'appel, jamais le son. Si vous importez un enregistrement (ou depuis Zoom), nous gardons le fichier seulement pour le transformer en texte, et vous vérifiez l'appel avant qu'il soit enregistré.

Nous collectons aussi des données techniques courantes : type de navigateur, appareil, adresse IP et événements d'utilisation, comme les pages visitées et les fonctions utilisées. Elles nous aident à faire fonctionner le service et à comprendre comment il est utilisé.

Qui peut voir vos appels

Les appels faits dans votre espace personnel ne sont visibles que par vous. Si vous faites un appel dans un espace d'équipe (forfaits Business et Enterprise), les responsables et administrateurs de cette équipe peuvent le voir : la transcription, le score d'appel, les 3 corrections et le résumé. Ils voient aussi les rapports d'équipe tirés de ces appels. Les autres vendeurs de l'équipe ne voient pas vos appels, sauf si vous les partagez.

Vous pouvez partager un appel avec un lien. Toute personne qui a ce lien peut ouvrir l'appel jusqu'à ce que vous désactiviez le lien. Nous ne montrons jamais vos appels à d'autres clients.

Comment nous l'utilisons

Nous utilisons vos renseignements pour fournir et améliorer Koachly : conseils en temps réel, résumés après l'appel et conseils adaptés à votre historique.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous n'utilisons pas vos appels pour entraîner des modèles d'IA, et nous avons refusé l'entraînement de modèles auprès de notre fournisseur de transcription. Nos fournisseurs (infrastructure infonuagique, fournisseurs d'IA) ne traitent les données que pour fournir leurs services et sont tenus à la confidentialité.

Conservation des données

Koachly n'enregistre pas vos appels en direct. Il transforme la parole en texte et vous coache.

Si vous importez un enregistrement, vous le vérifiez d'abord. Après votre confirmation, le fichier audio est supprimé sous 3 jours. Les imports non confirmés sont supprimés au bout de 14 jours. Si vous supprimez un appel importé avant, son fichier audio est supprimé tout de suite.

Vos transcriptions et votre historique de coaching sont conservés tant que votre compte est ouvert, pour que vous puissiez suivre vos progrès. Vous pouvez supprimer un appel, ou votre compte, à tout moment. Les équipes peuvent fixer une durée plus courte. Les comptes sans connexion depuis 2 ans sont supprimés après un avertissement. Cela comprend la transcription, le score d'appel, les conseils, les notes et le résumé. Quand vous supprimez un appel ou votre compte, nous supprimons ses données, fichier audio compris, tout de suite. Vous pouvez demander la suppression de toutes vos données en écrivant à privacy@koachly.ai.

Les personnes de l'autre côté de l'appel

Quand un utilisateur de Koachly est coaché pendant un appel avec vous, ou en importe l'enregistrement, Koachly traite ce que vous dites pendant cet appel. Nous pouvons aussi détenir votre nom, votre courriel et le nom de votre entreprise s'ils figurent dans l'invitation d'agenda ou le CRM de l'utilisateur. Nous les utilisons seulement pour coacher l'utilisateur. Nous ne les vendons jamais et nous ne vous contactons pas.

C'est l'utilisateur de Koachly (ou son employeur, sur un forfait d'équipe) qui décide d'utiliser Koachly pendant l'appel. Nos conditions l'obligent à vous en informer et à obtenir votre consentement lorsque la loi l'exige. Certains endroits, comme la Californie, plusieurs autres États américains et une grande partie de l'Europe, exigent l'accord de toutes les personnes avant qu'un appel soit enregistré ou transcrit.

Vous pouvez demander ce que nous détenons sur vous, le faire corriger et le faire supprimer. Adressez-vous à la personne avec qui vous avez parlé, ou écrivez à privacy@koachly.ai en indiquant la date de l'appel et le nom de l'entreprise avec qui vous avez parlé. Nous retrouverons les appels, supprimerons ce que vous demandez et vous dirons quand c'est fait. Si l'appel appartient à un espace d'équipe, nous en informerons aussi l'équipe.

Application de bureau, extension et application mobile

Chaque application n'écoute que lorsque vous lancez le coaching, et s'arrête à la fin de l'appel.

• Extension de navigateur (Chrome et Edge) : fonctionne seulement sur les pages Google Meet, Zoom et Microsoft Teams. Quand vous cliquez sur Démarrer, elle entend le son de cet onglet de réunion et votre micro. Elle ne lit pas vos autres onglets ni votre historique, et n'enregistre pas le son.
• Application de bureau (Windows et macOS) : regarde les titres des fenêtres et les applications ouvertes pour savoir qu'une réunion Zoom, Teams, Meet ou Webex a commencé, et propose de la coacher. Quand vous lancez le coaching, elle entend votre micro et le son de votre ordinateur. Elle vérifie aussi si vous partagez votre écran, pour cacher les conseils.
• Application mobile (iOS et Android) : affiche vos appels, vos scores et la préparation d'appel, et vous permet de vous entraîner avec un acheteur IA. Le micro n'est actif que pendant l'entraînement ou le coaching d'un appel. Sur Android, les conseils en direct fonctionnent quand votre appel est sur haut-parleur, ou sur un téléphone de bureau ou un ordinateur posé à côté de votre téléphone. Si vous autorisez les notifications, nous les envoyons par Expo.

Dans chaque application, le son part chez notre fournisseur de transcription et revient sous forme de texte. Le texte, vos conseils et le score d'appel sont enregistrés dans votre compte Koachly, comme vos autres appels.

Données Google (Gmail et Agenda)

Si vous connectez Google, Koachly lit les événements de votre agenda Google (lecture seule) pour préparer vos appels, et envoie des courriels de suivi depuis votre compte Gmail seulement quand vous cliquez sur Envoyer. Nous ne lisons pas votre boîte de réception.

L'utilisation et le transfert vers toute autre application, par Koachly, des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Nous utilisons les données Google seulement pour les fonctions que vous avez activées. Nous ne les utilisons pas pour la publicité, nous ne les vendons pas, nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA, et personne chez Koachly ne les lit, sauf à votre demande pour du soutien, pour la sécurité ou si la loi l'exige. Vous pouvez déconnecter Google à tout moment dans les Réglages.

Sous-traitants

Pour fournir Koachly, nous utilisons les services ci-dessous. Chacun ne traite vos données que pour la raison indiquée.

Nous mettrons cette liste à jour quand nos sous-traitants changent. Pour être averti des changements importants, écrivez à privacy@koachly.ai.

Accord de traitement des données

Un accord de traitement des données (DPA) est disponible sur tous les forfaits payants. Écrivez à hello@koachly.ai.

Transferts internationaux

Koachly est exploité depuis le Canada et utilise des fournisseurs situés surtout aux États-Unis. Vos données personnelles peuvent donc être transférées, stockées ou traitées aux États-Unis ou dans d'autres pays que votre pays de résidence.

Pour les personnes dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen (UE/EEE), nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne pour les transferts vers des pays qui n'offrent pas un niveau de protection adéquat. Pour toute question, écrivez à privacy@koachly.ai.

Où que vos données soient traitées, des contrats obligent nos fournisseurs à les protéger aussi bien que nous. Les données stockées hors du Canada peuvent être consultées par les tribunaux et les autorités de ce pays selon ses lois.

Canada : LPRPDE et Loi 25 du Québec

Koachly est basé au Canada. Nous traitons les renseignements personnels selon la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, pour les personnes au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25. En mots simples, vous avez le droit de :

• Savoir pourquoi nous collectons : Nous vous indiquons la raison avant ou au moment de la collecte, et nous n'utilisons vos renseignements qu'à cette fin.
• Consentement : Nous demandons votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment, et nous vous expliquerons ce que cela change pour votre compte.
• Accès : Vous pouvez demander quels renseignements nous détenons sur vous, comment ils sont utilisés et à qui ils ont été communiqués.
• Correction : Vous pouvez nous demander de corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• Suppression : Vous pouvez supprimer vos appels vous-même à tout moment, ou supprimer tout votre compte dans les Réglages.
• Plainte : Vous pouvez vous plaindre auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Nous répondons aux demandes d'accès et de correction dans un délai de 30 jours. Nous ne collectons que ce dont nous avons besoin pour faire fonctionner Koachly, nous ne le gardons que le temps nécessaire (voir Conservation des données) et nous le protégeons selon sa sensibilité. Les enregistrements et transcriptions d'appels sont traités comme sensibles.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Au Québec, vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la façon dont Koachly protège vos renseignements et répond à vos demandes. Écrivez-lui à privacy@koachly.ai, avec « Responsable de la protection des renseignements personnels » en objet.

En cas d'incident de sécurité

Si un incident touchant vos renseignements personnels présente un risque réel de préjudice grave, nous vous en informerons dès que possible. Nous le signalerons aussi au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (et, au Québec, à la Commission d'accès à l'information), et nous tiendrons un registre de chaque incident comme la loi l'exige.

Les courriels que nous envoyons (LCAP)

Nous respectons la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Nous envoyons les courriels nécessaires à votre compte, comme les liens de connexion et les reçus. Nous n'envoyons des nouvelles ou des conseils que si vous l'avez accepté. Chacun de ces courriels contient un lien de désabonnement qui prend effet en 10 jours ouvrables au plus, en général tout de suite.

Droits RGPD (UE/EEE)

Si vous êtes dans l'UE ou l'EEE, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vous donne les droits suivants :

• Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification : Vous pouvez nous demander de corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : Vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles dans certains cas (le « droit à l'oubli »).
• Droit à la portabilité : Vous pouvez demander vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ou à des fins de prospection.
• Droit à la limitation : Vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos données dans certains cas.

Pour exercer ces droits, écrivez à privacy@koachly.ai. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données.

Droits CCPA (Californie)

Si vous résidez en Californie, la California Consumer Privacy Act (CCPA) vous donne des droits supplémentaires :

• Droit de savoir : Vous pouvez demander quelles catégories et quels renseignements personnels nous collectons, utilisons, communiquons et vendons.
• Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression des renseignements personnels que nous avons collectés, sous réserve de certaines exceptions.
• Droit de refuser la vente : Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Vous n'avez rien à refuser.

Nous ne vous traiterons pas différemment parce que vous exercez vos droits CCPA. Pour faire une demande, écrivez à privacy@koachly.ai.

Vos droits

Où que vous soyez, vous pouvez demander à consulter, corriger ou supprimer vos renseignements personnels à tout moment, et recevoir une copie portable des données que vous nous avez fournies.

Pour exercer ces droits ou poser une question, utilisez les coordonnées de la section Qui nous sommes et comment nous joindre.

Politique relative aux témoins

Nous utilisons des témoins (cookies) et des technologies semblables pour garder votre session ouverte, retenir vos préférences et comprendre comment le service est utilisé. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires et ne partageons pas ces données avec des réseaux publicitaires. Vous pouvez refuser les témoins dans votre navigateur, mais certaines fonctions pourraient alors mal fonctionner. Les détails sont dans notre politique relative aux témoins (en anglais).

Qui nous sommes et comment nous joindre

Koachly est exploité par Koachly Ltd., 3100 Steeles Ave West, Suite 310, Vaughan, Ontario L4K 3R1, Canada.

Pour toute question sur la confidentialité ou pour exercer vos droits, écrivez à privacy@koachly.ai. Nous visons à répondre à chaque demande dans un délai de 5 jours ouvrables.